1° caso: incarico a titolo gratuito con solo rimborso delle spese documentate a Relatore italiano e estero (UE-Extra UE)

Al Relatore si vuole conferire un incarico, a titolo gratuito, che preveda il SOLO rimborso delle spese che ha sostenuto direttamente per la partecipazione.

IL Docente Proponente richiede al Relatore la disponibilità per l’evento descritto utilizzando il Mod. 1 con gli annessi allegati. Ai fini del conferimento dell’incarico, è necessaria l’accettazione espressa da parte del Relatore invitato.

Il Relatore invia la dichiarazione di disponibilità all’incarico (Allegato A -Mod.1), unitamente al CV, copia di un documento di identità, codice fiscale, corredato degli allegati sotto riportati:

Mod. 1 - Richiesta di disponibilità del Relatore (solo rimborso spese) con acquisizione della documentazione:

Allegato A) - Mod.1- Dichiarazione di disponibilità all’incarico
Allegato B) - Mod.1- Scheda anagrafico-fiscale (versione in italiano e versione in inglese)
Allegato C) - Mod. 1- Modello di richiesta rimborso spese
Mod. Trasparenza- Dichiarazione incarichi (a firma del Relatore)
Mod. Trasparenza- Dichiarazione di insussistenza conflitto di interessi (a firma del Relatore)

Il Docente Proponente fa richiesta al competente Organo della Struttura di afferenza, compilando il Mod. 2, e allegando tutta la documentazione ricevuta dal Relatore, per l’autorizzazione del conferimento incarico e della relativa spesa. Detta documentazione dovrà essere consegnata in Segreteria Amministrativa entro 15 giorni lavorativi precedenti la seduta.

Mod. 2- Richiesta di autorizzazione al conferimento incarico a titolo gratuito, con solo rimborso delle spese

La Segreteria Amministrativa della Struttura di afferenza del Proponente, successivamente all’autorizzazione, trasmette al Competente Ufficio la documentazione necessaria per la formalizzazione dell’incarico al Relatore (Decreto Direttoriale/Delibera di Consiglio/Giunta, unitamente alla documentazione ricevuta dal Docente proponente e dal Relatore).

Al termine dell’evento, al fine del rimborso delle spese al Relatore, la Segreteria Amministrativa trasmette al Competente Ufficio:

la Dichiarazione di avvenuta prestazione (Mod. 3) a firma del Docente proponente;
l’ Allegato C) - Mod. 1- Modello di richiesta rimborso spese (compilato dal Relatore e corredato degli originali di tutti i giustificativi in delle spese sostenute)

Mod. 3- Dichiarazione di avvenuta prestazione (a firma del Docente proponente)

Aspetti normativi e fiscali

Il trattamento tributario dei rimborsi spese varia in relazione alla natura del rapporto in base al quale sono svolte le varie attività degli esterni incaricati da questo Ateneo.

Tra queste attività, vi è la partecipazione in qualità di Relatore a seminari, conferenze, convegni, giornate di studio o eventi simili da parte di docenti, di ricercatori ed esperti (c.d. invited speakers), a cui l’Ente rimborsa, le spese sostenute per la partecipazione.

I Relatori non svolgono, in genere, attività di lavoro autonomo abituale.

Secondo la risoluzione 11 luglio 2013, n. 49/E dell’Agenzia delle Entrate, nell’ipotesi di prestazioni di lavoro autonomo occasionale per il cui svolgimento è previsto solo il rimborso delle spese strettamente necessarie per l’esecuzione della prestazione stessa, si genera un reddito diverso pari a zero. Pertanto, nel presente caso di attività occasionale di carattere sostanzialmente gratuito, l’Ente conferente non deve assoggettare alla ritenuta alla fonte (di cui all’art. 25 del DPR 600/73) i rimborsi spese di viaggio, vitto e alloggio, nell’ipotesi in cui le stesse siano solamente quelle strettamente necessarie per lo svolgimento dei seminari, previa acquisizione dei titoli certificativi delle spese. L’agenzia chiarisce anche che il percipiente non è tenuto a riportare dette somme e le corrispondenti spese nella dichiarazione dei redditi, anche nel caso in cui gli “invited speakers” siano soggetti fiscalmente non residenti nel territorio dello Stato. Se il compenso supera, invece, le spese strettamente necessarie per lo svolgimento dell’attività occasionale, facendo venir meno il carattere sostanzialmente gratuito dell’attività stessa, l’intero importo erogato costituirà reddito di lavoro autonomo occasionale assoggettabile a ritenuta.